A la sortie de cette crise sanitaire, nous serons sans doute confrontés à une évolution des habitudes avec deux options : reprendre « comme avant » en se raccrochant à nos repères, ou entreprendre une transformation de notre société en faisant évoluer nos activités et nos indicateurs de performance.
Plusieurs de nos clients ont déjà opté pour la seconde solution.
À trois semaines de la fin du confinement, l’Expérience Client sera essentielle afin de conserver vos clients existants et sécuriser votre activité.
L’une des clés réside certainement dans le fait de travailler votre Expérience Utilisateur afin de donner une bonne raison à vos clients de vous rester fidèles et qu’ils ne se soient pas sentis abandonnés durant cette période.
D’un côté, la situation actuelle accélère les choses pour les entreprises agiles et créatives, qui de par leur posture empathique s’adaptent aux problèmes essentiels des clients fragilisés par la Covid19.
D’un autre côté, la situation est subie et met à l’arrêt bon nombre de projets pour d’autres entreprises presque mises devant le fait accompli.
Un contexte inédit qui nous a fait réagir vite
Trop de projets arrêtés ne rendront service à personne.
Choisir la transformation exige sans doute plus d’implication et d’investissements mutualisés, mais cela permet aussi d’aller plus vite à l’essentiel en rationalisant les coûts.
De plus, beaucoup d’efforts sont mobilisés, que ce soit par le changement de notre façon de travailler, de consommer et de réaliser les choses. Certains choix radicaux permettent une meilleure performance économique.
Ainsi, pour s’organiser en télétravail, les moyens consistent à s’investir davantage et changer nos comportements pour permettre de maintenir l’avancement des projets au lieu de les reporter / arrêter.
Organiser le cadrage des projets à distance
Il n’y a rien de « nouveau » dans les outils mis à disposition pour travailler. C’est la façon de les utiliser qui s’est imposée et c’est donc une situation économique et sanitaire qui précipite aujourd’hui l’émergence de cette organisation devenant la norme par défaut.
Comment gérer la vidéo, les ateliers, le vote, la facilitation, les interviews et tous les livrables à réaliser dans un Design Sprint à distance ?
Au lieu de stopper les projets, nous pouvons les adapter en étapes :
Comment amener des participants à une réunion ou à un atelier online à collaborer pleinement et à avancer spontanément sur le projet ?
C’est une question qui se pose souvent, que ce soit en télétravail ou en présentiel.
Le succès d’une réunion en ligne se joue sur beaucoup de petits détails qui viennent compliquer l’exercice (technique, caméra, distance, lieu de participation, etc).
Il y a encore trois ans, il aurait été impossible de proposer un tel service sans que cela ne paraisse complexe et « brouillon ».
Mais aujourd’hui des outils collaboratifs tels que Trello et Miro ont intégré notre quotidien et sont parfaitement adaptés pour travailler en équipe à distance
Grâce à cela et forts de notre expérience auprès de nos clients, nous sommes prêts à vous accompagner dans vos workshops virtuels. 😃
Concrètement, nous échangeons en temps réel par visioconférence.
À chaque étape, tout le monde peut interagir.
Les tableaux blancs en ligne sont une fonctionnalité qui donne aux Design Sprints distants un avantage sur les sprints en présentiel.
Lorsque vous utilisez un tableau blanc dans le cloud (Miro, Mural…), vous obtenez un espace infini et un enregistrement de votre sprint, réutilisable a posteriori : cette possibilité est un avantage réel en comparaison aux murs de post-it qui finiront à la corbeille pour libérer la salle de réunion plus tard.
Notez que certains exercices sont pratiqués physiquement sur papier et partagés dans un second temps, pour en discuter en live avant de retranscrire les synthèses.
Les membres de l’équipe sont également conviés à découvrir les résultats du Sprint lors des conclusions le cinquième jour.
Bien se préparer, puis agir avec les bons outils
Le travail de préparation est particulièrement important pour tout atelier réalisé à distance. Les jours prévus en amont permettent en effet de bien saisir la vision du projet et de s’intéresser au panel utilisateur concerné.
Il y a beaucoup à faire pour choisir la bonne direction et faire en sorte que les outils logiciels mobilisés pour les interviews instaurent un climat convivial et propice aux échanges. Cela permettra de collecter les données nécessaires au démarrage et d’être directif.
Prévoyez une infographie qui récapitule bien les données utilisateurs analysées : pas de texte en vrac ou de présentation Powerpoint qui n’en finit pas ! ❌
Soyez très « visuel » dans vos partages d’écrans : cela a un impact très important sur le maintien de l’attention de vos participants.
Enfin, n’oubliez pas votre Benchmark sur l’environnement métier et l’environnement de travail attendu : Il faut aller droit à l’essentiel dès la première journée. Sans matière bien préparée, tout peut dérailler rapidement… 😱
Les pré-requis
Un Sprint qui fonctionne c’est :
✅ Un contenu bien préparé et parfaitement défini.
✅ Une équipe de 5-7 personnes réellement disponibles.
✅ Un « Decideur », le sponsor du projet présent et impliqué avec l’équipe.
✅ Des participants disposant d’un ordinateur, d’un casque / micro, et d’une bonne connexion Wi-Fi.
L’organisation type
Les livrables
En jour 4, nous aurons créé un prototype haute fidélité permettant de tester d’une manière efficace les concepts validés lors des jours précédents.
En jour 5, nous présenterons ce prototype à de futurs utilisateurs ou clients potentiels. Les interviews sont filmées et les feedbacks recensés au moyen d’une grille d’évaluation.
⏱ Nous suggérons de faire un essai du prototype vers la fin de la journée (mais pas trop tard pour avoir le temps de résoudre les quelques modifications à discuter…). Rassemblez toute l’équipe pour parcourir le prototype et s’assurer de la cohérence avec le storyboard. Le test du lendemain n’en sera que plus efficace.
Le résultat
Sur ces derniers jours écoulés, le projet est prêt à se lancer car nous aurons :
- Aligné l’équipe sur la stratégie
- Testé et mesuré le potentiel du concept
- Limité le risque (et les dépenses qui vont avec !)
- Maximisé le ROI
- Expérimenté la participation en télétravail et réuni différentes personnes qui se côtoient parfois peu au quotidien en temps normal
- Formé votre équipe aux techniques UX et amorcé leur collaboration
Savoir s’adapter quel que soit le contexte
Lorsque l’on est sur le point d’essayer quelque chose de nouveau naissent naturellement un certain nombre d’appréhensions.
Pour ce type de projet, nous contactons donc les participants quelques jours à l’avance pour répondre à leurs questions et nous assurer que les outils choisis sont bien installés et testés.
Nous utilisons des outils facile d’accès : l’équipe n’a pas besoin de compétences ou de licences spécifiques en matière de travail à distance.
Les participants sont guidés tout au long du projet et chaque exercice est présenté de manière visuelle et pédagogique : tout est réuni pour un lancement efficace, agréable et pertinent pour l’avenir.
Comme évoqué plus haut, travailler au sein de différents lieux en utilisant des outils en ligne nécessite une organisation préalable, mais celle-ci s’avère très rapide.
En comparaison avec du travail présentiel : le sprint est très similaire au travail classique en soi. Nous ne modifions pas le processus du sprint et garantissons la qualité des résultats.
Il s’agit juste de modifier les horaires de travail « connectés en visio », que ce soit pour la qualité de concentration mais aussi dans le cas où les collaborateurs sont répartis sur des pays différents. 🌎
Les équipes réunies peuvent collaborer pour résoudre les problèmes rapidement. Cette méthode optimise essentiellement les budgets en utilisant un processus éprouvé sans utiliser un surcoûts additionnels pour l’hébergement, les déplacements, la location d’une salle, les repas etc.
Gestion du timing et des équipes à distance
Le Design Sprint est un processus dans lequel l’équipe répond à un challenge ciblé. Prototypes et tests restent l’aboutissement des journées dédiées à assurer un travail de qualité.
Comme dans un Sprint « physique », l’implication d’un groupe dépend fortement de l’expérience de l’animateur. Réunir une équipe et mobiliser ses compétences réclame beaucoup d’observation, d’empathie et d’énergie.
Le Design Sprint est un processus très compact et structuré.
Certains moments réclament beaucoup de concentration et de moments de décisions. Entre chaque exercice, les pauses ont bien entendu leur place pour alterner phases de réflexion, production et relâche.
🕖 Les journées démarrent à 9h du matin pour s’achever autour de 16h30. Cette articulation permet aux équipes de ne pas écarter leurs autres tâches en amont (lire et répondre à leurs mails, gérer les plannings, adresser des fichiers, etc…)
Et après ?
Lors des conclusions, tout le monde se rassemble autour de ces 5 questions :
❔ Le parcours proposé est-il concluant d’après les testeurs ?
❔ Pouvons-nous atteindre notre objectif à long terme avec cette approche ?
❔ Avons-nous besoin d’un autre Design Sprint ? Si oui, quel est le sujet à développer ?
❔ Que devons-nous faire la semaine prochaine pour lancer la suite des opérations de ce premier sprint accompli ?
❔ Quel est l’objectif à court terme de notre MVP (Minimal Viable Product) ?
Avec une mission partagée, un délai clair, un travail en face à face et beaucoup de temps pour avoir un rythme adapté, vous vous assurez un team building parfaitement aligné avec votre organisation et un excellent retour sur investissement côté production. 💪🏻
Nous vous accompagnons pour passer du Design Sprint initial à la construction d’un MVP. Une démo est présentée aux développeurs dans la continuité de ce qui a été prototypé et testé.
🎯 Enfin, plutôt que d’essayer de définir Roadmap et budget « gravés dans le marbre » pour l’ensemble du projet, soyez dans l’idée d’assurer la visibilité des trois premiers mois en prototypant l’essentiel du parcours.
Nous pouvons garantir que si le concept a un potentiel, les développements peuvent alors démarrer concrètement, et la production trouvera toute sa place pour la suite. 👍🏻