En 2016, Leroy Merlin France décide de consolider son référentiel produit dans un MDM (« Master Data Management ») qui deviendra l’outil de référencement produit.

Voyant dans cette solution l’opportunité de partager un référentiel commun de plus d’un million de produits, ADEO (maison-mère de l’enseigne Leroy Merlin)  fait le choix de la déployer sur 7 Business Units (Leroy Merlin France, Espagne, Portugal, Italie, Russie, Pologne, ainsi que l’entité développant les produits à marque propre pour toutes les enseignes ADEO).

L’équipe « SEQUOYA », baptisée du nom du projet, est en charge de ce déploiement.

Fin 2018 et à l’issue du déploiement, l’équipe constituée d’une cinquantaine de personnes, se voit challengée par la nécessité de répondre plus vite aux demandes d’évolution de ses clients – (eux-mêmes challengés par l’objectif de référencer plus vite les nouveaux produits)

Convaincue d’un virage nécessaire vers davantage d’agilité, SEQUOYA fait  alors appel à l’équipe Conseil d’ATECNA.

Objectif 🎯 :  aider l’équipe à réduire le délai d’une release (délai entre la qualification de la demande et la mise en production) en améliorant la qualité produite.

 

 

Un temps d’analyse de la situation

 

“Celui qui ne sait pas d’où il vient ne peut savoir où il va car il ne sait pas où il est“.

Dans cette démarche de transformation souhaitée par SEQUOYA, ATECNA a défini une trame d’interview sur mesure pour ensuite questionner 19 membres de l’équipe et participer à 2 journées “Vis ma Vie” en immersion.

Cette matière obtenue par les interviews a dirigé la suite de la mission.

Elle nous a d’abord permis de mettre en lumière les irritants et points de satisfaction des acteurs de la chaine de production, de mettre des mots sur des ressentis et de mieux les structurer. Nous avons ensuite proposé des axes d’amélioration rapides dans l’organisation en place.

Souvent les propositions étaient inspirées des pratiques utilisées dans des organisations agiles, mais ne nécessitant pas de “protocole” particulier.

Par exemple :

  • Instaurer un rituel d’affinage de backlog (liste de fonctionnalités attendues) entre le métier, les testeurs et les développeurs
  • Mettre en place un management visuel sur tableau KANBAN lors des daily des équipes
  • Lors des daily, inviter l’équipe en charge de la maintenance quotidienne afin de prioriser les incidents par la valeur métier

Notre objectif est d’ancrer le plus vite possible de nouvelles pratiques et faire naître de nouveaux réflexes dans l’organisation en place.

Le travail de consolidation des interviews a également permis de réaliser la matrice SWOT [Strengths (Force)  / Weaknesses (Faiblesses)  / Opportunities (Opportunités)/ Threats (Menaces) ] du projet.

Cet outil a notamment rappelé à l’équipe SEQUOYA ce qui faisait partie de son « terreau » et mis en avant des problématiques particulières. C’est sur ces problématiques que nous avons ensuite sollicité les équipes.

 

 

Intégration des équipes dans une démarche de recherche de solution

 

Nous avons animé une journée de co-construction avec des équipiers SEQUOYA afin de partager l’état des lieux, ses grands axes de recommandations déjà identifiés et construire une réponse aux problématiques de qualité et de rapidité.

Deux thématiques étaient posées :

  • « Selon moi les conditions nécessaires au développement d’une demande sont … »
  • « Selon moi une demande urgente peut être traitée en un mois et sans risque si … »

Ce travail a eu pour résultat concret :

  • Une expression claire et partagée entre managers et équipiers de ce que signifiait ces thématiques
  • La mise en place de règles de gouvernance (R.A.C.I) qui encadrent les solutions identifiées
  • La naissance de groupes de travail qui se sont réunis après l’atelier pour continuer de décliner les solutions identifiées.

 

Christelle TAHON & Olivier MASSART nous livrent ici le bénéfice de cette journée riche en échanges :

 

« Cet atelier a permis à l’équipe d’analyser l’importance de la mise en place d’une matrice d’impact sur les différents sujets à adresser pour évaluer l’impact d’une évolution sur l’équipe SEQUOYA.

De plus, les participants ont clairement mis en avant le besoin de travailler ensemble et dans une certaine proximité,. L’organisation en Feature Team répondait donc parfaitement à ce besoin !

De plus, cette proximité ne va pas au détriment d’un fonctionnement basé sur des points de rencontres organisés (Affinage, démo … ) entre tous les membres de ces feature teams »

 

Cet atelier a aussi permis de mettre l’équipe en mouvement sur un sujet où les problèmes techniques semblaient être le principal frein à l’avancement.

Cependant, après une prise de recul, ces problèmes techniques se sont, finalement révélés secondaires.

Il fallait surtout définir des conditions d’éligibilité à ce nouveau process par la mise en place :

  • De garde-fous permettant de ne pas mettre en risque les autres process principaux, en voulant traiter rapidement une demande à tout prix.
  • d’accord formel du CAB (signifiant que l’ensemble des équipes avaient pris en compte la demande, évalué et traité les risques attenants)

Le process « Cycle de Livraison Rapide » a pu être mis en œuvre, après présentation des règles à respecter à l’ensemble de l’équipe.

 

 

Initier une transformation vers davantage d’agilité

 

Enfin, la dernière phase de notre intervention visait à éclairer la direction du projet sur ce qu’impliquait l’agilisation de SEQUOYA et sur le fait qu’il s’agissait d’une démarche au long terme.

Voir l’Agilité comme un processus ou une méthodologie, sans considérer sa dimension culturelle, peut se révéler contreproductif, provoquer l’échec de sa mise en œuvre et le découragement des équipes.

Être agile, cela implique une autre forme de chaine de production : Quelle est-elle ? Quelles actions faut-il mettre en place pour passer du modèle actuel à un modèle Agile ?

Nous avons alors :

  • soumis une nouvelle chaine de delivery,
  • proposé le rapprochement des équipes jusqu’alors silotées,
  • défini des rôles et responsabilités
  • identifié les impacts auprès des collaborateurs d’une telle transformation.

 

Après notre départ…

 

La mission achevée, nous retrouvons les managers de l’équipe un mois et demi plus tard. Ils partagent avec nous les premières actions mises en place suite aux recommandations :

  • La “définition of ready” (critères de validation d’une demande avant lancement des développements) est en place
  • Les développements sont testés au plus tôt grâce au rapprochement des équipes de développement et de test, ce qui engendre un gain d’un mois sur le Time-To-Market 💪🏻
  • L’identification et le début de déclinaison de deux feature team a eu lieu
  • La matrice d’impact est initiée
  • La stratégie de test automatique est repensée

 

Christelle TAHON , Olivier MASSART et Sébastien CYFFERS témoignent :

 

« Après une période intense de projets de déploiements, l’année 2019 impliquait pour SEQUOYA de devoir travailler autrement car les enjeux à adresser étaient différents.

Atecna a permis d’apporter à l’équipe SEQUOYA une orientation commune à toutes les équipes.

Atecna a permis de définir l’état de l’art de l’équipe produit, quant à ses process internes, avec un prisme extérieur.

Cela a permis de prendre conscience de nos irritants, et, également, de nous rassurer sur les bonnes pratiques en place.

L’intervention d’Atecna et la prise de conscience du besoin de changement par l’ensemble de l’équipe, ont permis d’apporter du rythme et de se lancer dans la transformation. Chacun s’est senti partie-prenante.

A noter également, les points de partage et de suivis intermédiaires, parfois de manière informelle qui se sont montrés bénéfiques sur la mise en œuvre du changement. »

 

L’équipe produit SEQUOYA a aujourd’hui entamé le virage de sa transformation. Les premiers résultats sont attendus dans les semaines qui suivent…