La Réforme de la Formation professionnelle modifie en profondeur le marché de la formation en France : Libéralisation et individualisation poussent les organismes à se transformer rapidement.

Dans ce contexte, Formation CCI Hauts-de-France décide de présenter et de simplifier son offre de formation au niveau régional pour viser une place de choix sur le marché de la formation à travers, notamment, un futur site marchand.

C’est ici que nous la Team Conseil ATECNA intervient, pour aider les équipes formation à cadrer le projet et écrire le cahier des charges du futur site.

 

La Formation CCI HDF, c’est quoi ?

 

La vocation de la Formation CCI HDF est d’accompagner la transformation des individus et des entreprises au service du développement des compétences et de l’employabilité

Son ambition : Etre le premier réseau dédié à la formation tout au long de la vie en s’adressant aux jeunes, étudiants, salariés, chef d’entreprise, et demandeurs d’emploi sur le territoire des Hauts-de-France avec ses 16 sites de formation. 👩🏻‍🎓

Pour cadrer efficacement un projet, il est indispensable de savoir où nous souhaitons aller et pourquoi : En bref, l’ambition du projet. Nous avons donc commencé par décliner la Vision à trois ans de la Direction Formation à ce projet. Mener un atelier vision permet également de vérifier ou corriger l’alignement de l’équipe et les sponsors projet.

D’où partons-nous ? La méthode de l’écoute active permet de connaitre les forces et les faiblesses de l’expérience utilisateur dans son parcours client. Nous avons ainsi interviewé une quinzaine de personnes en formation, mais également des collaborateurs de la CCI. Nous avons ensuite fait la synthèse des entretiens sous forme d’expérience map. Ce support de communication très visuel s’avère une excellente base de travail pour trouver des solutions aux irritants de l’utilisateur dans son expérience.

En parallèle, il était indispensable de faire le même exercice sur le système d’information pour :

  • Réconcilier les données métier et outil dans les étapes suivantes
  • S’assurer que nos conseils puissent devenir une réalité opérationnelle
  • Mesurer les efforts à fournir et la trajectoire à prendre pour tendre à la vision du projet

 

ux cahier des charges

 

Quelle valeur apportons-nous par cette démarche ?

 

Tout d’abord, il semble indispensable de préciser que la réussite d’un telle mission est le fruit d’une étroite collaboration entre les équipes de la formation CCI HDF et des consultants ATECNA, basée sur la confiance, l’exigence et le respect. 👍🏻

La démarche appliquée a permis de réaliser en un temps record la rédaction du cahier des charges en alliant  « démarche UX » et « conseil traditionnel »

La démarche UX et les deux ateliers de co-construction ont permis aux équipes d’écrire une ambition et d’imaginer un produit, en ayant toujours en tête la volonté de soigner l’expérience client.

D’abord par le biais de l’atelier de prototypage les équipes ont maquetté le futur site en faisant fi des organisations internes et en se projetant sur l’avenir et les nouvelles cibles à atteindre. Le tout, en respectant les savoir-faire et la valeur ajoutée des métiers existants. 🥇

Notamment ensuite par la réalisation – quasi immédiate – de tests utilisateurs qui ont challengé la maquette réalisée. Par exemple, certains termes utilisés en interne avaient moins de sens pour l’utilisateur final et nous les avons modifiés.

Le 2ème pan plus “traditionnel” de la démarche a consisté à réaliser une analyse d’impacts de ce projet. Celle-ci s’est appuyée sur un exercice de mise en perspective entre le Système d’Information existant et le Système d’Information cible permettant d’accueillir correctement le nouveau canal digital. Cet exercice a permis d’écrire un “chemin de transformation”.

Cette méthode a ainsi permis de disposer d’une matière très riche pour l’écriture du cahier des charges, mais aussi d’aller au-delà …

En effet, nous étions maintenant « riches » d’informations et avons proposé à l’équipe projet de lui faire part des travaux complémentaires qu’elle devrait réaliser. En l’occurrence, derrière ce nouveau site internet – marchand – c’est un nouveau canal de vente qui fait son entrée dans l’organisation et la modifie sur plusieurs formes : avec des nouvelles compétences nécessaires comme la relation client ou l’e-merch, des nouveaux processus comme la création de compte ou des nouveaux outils, de web analyse par exemple.

Nous avons isolé la liste des processus qui doivent être définis ou revus, des métiers qu’il faudra créer, des outils à implémenter ou paramétrer.

Ces changements devront être traités avec la même importance que le projet en lui-même pour assurer l’adoption et l’utilisation de l’outil.

 

Témoignage CCI« Nous avons retenu Atecna dans le cadre d’une assistance de maitrise d’ouvrage pour réaliser la rédaction d’un cahier des charges d’un site web e -commerce.

Les valeurs « confiance et rigueur » ont été présentes tout au long de la démarche favorisant ainsi la coopération entre nos équipes et celle d’Atecna. L’expertise des chefs de projets et les méthodes innovantes d’intervention ont permis d’atteindre les objectifs fixés dans des délais records.

Je suis convaincue de l’intérêt d’une telle prestation, qui va bien plus loin que la production d’un cahier des charges. Elle contribue à la réflexion et à l’accompagnement aux changements dans une optique d’optimisation de nos process interne.

En résumé, Atecna est un partenaire efficace, à l’écoute de son client, disponible et compétent. »

Marianne SIX, Responsable Communication Formation CCI Hauts-de-France